Alcanza resultados ¡Im-pe-ca-bles!

En todas las organizaciones existen división de tareas, responsabilidades y cada uno de los colaboradores cumple una función. Seguramente piensas que esto es obvio y que está super claro

En todas las organizaciones existen división de tareas, responsabilidades y cada uno de los colaboradores cumple una función. Seguramente piensas que esto es obvio y que está super claro…. ¡Y es así! Pero… y si te pregunto ¿cómo articulas todo esto para que funcione de manera efectiva? ¿cómo te aseguras que el funcionamiento sea el adecuado o que realmente las acciones que se lleven a cabo sean efectivas?

Antes de entregarte una herramienta que te diga el Cómo hacerlo, es necesario que veamos algunos conceptos.

Primero, existen dos tipos de acciones que se diferencian entre sí: las acciones específicas y las acciones de coordinación. Cuando nos referimos a las acciones específicas queremos decir que son las que ejecuta cada individuo dentro de la organización y las acciones de coordinación son aquellas que están involucradas en el cumplimiento de una tarea particular, por ejemplo, pedir, ofrecer, negociar, etc.

Desde este punto de vista más allá de tener competencias para realizar las tareas específicas, es clave desarrollar competencias en las acciones de coordinación de acciones; y cuando hacemos referencia a esto, estamos hablando de saber hacer Promesas, pedidos y ofertas.

Promesas…. En la organización, ¡¡¡¿qué tiene que ver una cosa con otra??!!!

Desde el coaching ontológico existe un modelo que hace foco en crear relaciones que se centren en construir confianza entre los colaboradores y que les permita tener resultados impecables. El grado de impecabilidad está dado por la manera como prometemos y en el cumplimiento de nuestras promesas a otros, también es sinónimo de efectividad y tiene un impacto directo en el bienestar de las personas y de las organizaciones.

Realizar promesas es un compromiso que nos permite enfocarnos hacia el futuro. Para prometer algo debemos tener claridad de nuestro alcance de poder, saber y hacer que nos permita cumplir esa promesa.

Los pedidos son una manera de abrir las ideas y proyectos a otros que puedan potenciar aquello que queremos hacer, es parecido a un pedido de ayuda pero la diferencia es que la relación es de igual a igual, en el que hace el pedido quizás tiene el juicio de que otros tienen competencias o habilidades que pueden poner a disposición del proyecto.

Y por otro lado la oferta significa ofrecer nuestros propios recursos para ponerlos a disposición de otros en la organización o en cualquier equipo o proyecto, esto genera lazos de confianza con otros y nos permite abrir posibilidades.

Teniendo todos estos elementos en el radar, podemos dar un paso más y aplicar este modelo. ¡Anímate a elevar tu nivel de impecabilidad!

El ciclo de coordinación de acciones comienza cuando se realiza un pedido y la otra parte se compromete a realizarlo y ejecutarlo.

El primer proceso, es acordar el compromiso e involucra las dos acciones que están en la mitad superior del gráfico. El segundo proceso es el de realizar el compromiso, las acciones involucradas en la mitad inferior del gráfico.

La primera acción que da comienzo al ciclo es la Gestión de la Preparación: es una conversación previa a la realización de la promesa y tiene como objetivo crear el contexto para compartir los intereses compartidos, las preocupaciones de ambas partes y las expectativas que cada uno tiene con respecto al cumplimiento de la promesa. Establecer con claridad cuál es el problema a resolver o qué es lo que se desea conseguir.

¡Importante! “Cambiar la duda por pregunta, cambiar la protesta por propuesta y cambiar el reproche por reclamo.” (dicho del saber popular)

La segunda acción es la etapa de negociación, aquí se establecen las condiciones de satisfacción, tiempos, formas, estándares de cumplimiento y se analizan las diferentes opciones que cumplan con los intereses de ambas partes, de esta manera estaremos gestionando las diferencias que aparezcan.

La tercera etapa es la de realización, es decir cuando se ejecuta el compromiso y se cierra con la declaración de cumplimiento.

¡Importante! Pueden aparecer contingencias en esta etapa que no permitan el cumplimiento a tiempo o de la forma prevista, las acciones aquí se pueden realizar para cuidar la relación de ambos y sostener los niveles de impecabilidad son: cancelar o revocar el compromiso.

Cuando cancelas debes hacerte cargo de las responsabilidades que de esto deriva. Si decides revocar, significa negociar las nuevas condiciones de satisfacción o una diferente vía de acción.

La ultima es la etapa de evaluación, esta etapa se cierra con la declaración de satisfacción y quienes juegan un rol importante aquí son las expectativas. Si existe diferencias entre lo que uno entrega y el otro recibe, es importante abrir una conversación para aclarar cuáles eran los parámetros de satisfacción de las cuales surgió el desacuerdo.

Si el receptor de la promesa siente que hubo incumplimiento del compromiso puede realizar una acción de reclamo, que puede generar la apertura de un nuevo ciclo de coordinación de acciones.

¡Importante! Reclamar no es una queja, el reclamo tiene como fin llegar a un acuerdo, cerrar el tema y que las partes queden satisfechas con ese cierre o con la solución. Es importante preservar la relación y cuidar la confianza del lazo.

¡Te dejamos unas guías de preguntas para cada fase que te permitan abrir conversaciones impecables!

  • Etapa de preparación:

¿Qué problema o desafío enfrentas?

¿Qué habilidades o competencias tienes y cuáles tienen los otros para ponerlas al servicio de la realización?

¿Qué oportunidades ve cada parte?

¿Cuál es el pedido concreto?

  • Etapa de negociación:

¿Cuáles son los plazos de entrega o cumplimiento?

¿Cuál es el estándar de satisfacción?

¿Cómo gestionamos las diferencias que aparecen esta etapa?

¿Cómo satisfacemos de la mejor manera los intereses de cada parte?

¿Quiénes son los responsables de cada etapa del proyecto?

  • Etapa de realización:

¿Qué acciones tenemos que llevar a cabo para cumplir el compromiso?

¿Se presentaron contingencias?

¿Qué acciones correctivas podemos llevar a cabo en esta etapa?

¿Cuáles son las responsabilidades que derivaron del incumpliendo, cancelación o revocación?

  • Etapa de evaluación:

¿Cumple los estándares que se declararon?

¿Hay satisfacción para declarar el cumplimiento del compromiso?

¿Es necesario abrir otro ciclo de coordinación de acciones?


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Bibliografía:

Maestría Personal, el camino del Liderazgo – Oscar Anzorena

Ciclo de Coordinación de acciones – Fernando Flores

Ontología del lenguaje- Rafael Echeverría